Auditoría Área de Ventas

Sección 1 de 9

Datos de la Empresa y Equipo Comercial

Información básica y estructura del equipo de ventas

Nombre de la empresa *

Indica el nombre legal o comercial de tu empresa

Área a auditar Fijo

Ventas

Tu rol en la empresa *

Tamaño del equipo *

Número aproximado de personas en vuestra organización

Organigrama / Estructura del equipo de Ventas *

Describe cómo está estructurado el equipo y quién reporta a quién.

Roles involucrados en el proceso comercial diario *

Lista qué hace exactamente cada perfil dentro del ciclo de venta.

Volumen de operaciones de Ventas *

Danos una idea del volumen mensual que gestiona el equipo.

Leads / contactos nuevos al mes

Propuestas / presupuestos enviados al mes

Cierres (ventas ganadas) al mes

Sección 2 de 9

Herramientas y Acceso

¿Qué herramientas utilizáis para la gestión de Ventas? *

Selecciona los sistemas tecnológicos que intervienen en el proceso comercial.

CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho...)Gestión centralizada de contactos, oportunidades y pipeline

Herramientas de prospección (LinkedIn Sales Navigator, Lusha...)Búsqueda y enriquecimiento de datos de contactos

Telefonía VoIP / Centralita virtual (Aircall, RingCentral...)Llamadas registradas y grabadas integradas con el CRM

Automatización de Email (Mailchimp, ActiveCampaign, Secuencias de CRM)Cadencias de email automáticas para prospección y seguimiento

Generación de propuestas/contratos (PandaDoc, DocuSign...)Creación y firma digital de presupuestos y contratos

Hojas de cálculo (Excel / Google Sheets)Reportes, seguimiento de pipeline y previsiones manuales

Agendas de papel / Cuadernos personalesGestión de contactos y tareas de forma no digital

Otras herramientasEspecifica cualquier otra herramienta relevante abajo

¿Podréis darnos acceso de lectura a las herramientas relevantes (CRM, etc.)? *

Necesitamos acceso temporal para auditar el embudo, la calidad de los datos y el uso real del software. No modificaremos nada.

Sí, sin problema

Solo algunas

Necesito consultar

Sección 3 de 9

Embudo Comercial y Gestión del CRM

Describe el flujo principal desde la captación hasta el cierre (Customer Journey) *

Describe paso a paso cómo viaja un cliente potencial por vuestro embudo.

¿Cómo se asignan los leads o prospectos al equipo comercial?

¿Qué criterio se usa para repartir las oportunidades?

Asignación automática (Round-robin) por CRM

Por territorio o zona geográfica

Por especialización o vertical de industria

Asignación manual por el director según carga de trabajo

Los comerciales cogen los leads a medida que llegan (el más rápido se lo queda)

¿Cómo es el nivel de adopción y uso del CRM por parte del equipo?

¿Se registran todos los datos o hay resistencia?

Excelente (Todo registrado, es nuestra única fuente de verdad)

Medio (Se registran ventas, pero faltan llamadas, emails y notas)

Bajo (Mucha resistencia, la mayoría usa su Excel o libreta)

No tenemos CRM actualmente

Sin CRM — ¿cómo lo gestionáis?

¿Cómo registráis y seguís las oportunidades comerciales actualmente?

Sección 4 de 9

Presupuestos, Descuentos y Métricas

¿Cómo gestionáis la creación de presupuestos o propuestas comerciales?

¿Cuánto tiempo y esfuerzo requiere cotizar a un cliente?

Totalmente automatizado desde el ERP/CRM con plantillas

Semi-manual (Plantillas de Word/Excel donde cambiamos los datos)

Muy manual (Se redactan desde cero o requieren cálculos complejos)

Depende de otros departamentos (Técnico/Operaciones valida los costes)

¿Cómo se gestionan los descuentos y condiciones especiales?

Describe el proceso de aprobación para bajar el precio.

¿Qué KPIs o métricas medís actualmente en Ventas? *

Indicadores clave que utilizáis para medir el desempeño del equipo.

Sección 5 de 9

Captación, Seguimiento y Análisis

¿Cuál es el principal canal de captación de vuestros clientes?

De dónde viene el grueso de vuestra facturación.

Outbound (Llamada fría, puerta a puerta)

Inbound (SEO, Ads, Web)

Referidos y boca a boca

Ferias y eventos

Canal de distribución (Partners)

¿Cómo se realiza el seguimiento (Follow-up) de las oportunidades abiertas?

¿Cómo os aseguráis de que un presupuesto no se enfría?

Tareas y recordatorios automatizados en el CRM

Revisión manual semanal en reuniones de equipo

Depende de la memoria o la agenda de cada comercial

No hay sistema claro, muchos leads se "enfrían" y se pierden

¿Cómo se analiza el motivo por el que no se cierra una venta (Closed-Lost)?

¿Sabéis por qué perdéis a los clientes?

Obligatorio rellenar un campo categorizado en el CRM (Precio, Competencia, Timing...)

El comercial lo comenta informalmente con su jefe

No se analiza de forma estructurada

Sección 6 de 9

Cuellos de Botella y Pérdida de Oportunidades

¿Dónde se producen los principales cuellos de botella en el proceso de ventas? *

¿Qué etapas ralentizan el ciclo o bloquean a los comerciales?

¿Dónde se pierde la mayor cantidad de oportunidades en vuestro embudo?

¿En qué fase se caen las ventas?

En el contacto inicial (no responden)

Tras la primera reunión

Después de enviar el presupuesto

En la negociación final

Ejemplos concretos de tareas repetitivas o administrativas que hacen los comerciales

Cosas que les quitan tiempo de "vender" para dedicarlo a trabajo de bajo valor.

Sección 7 de 9

Dependencia de Personas Clave

¿Hay dependencia crítica de "Top Performers" (personas clave)? *

Si vuestro mejor comercial o el Director Comercial se va mañana, ¿qué impacto tiene?

Parálisis total de facturación

Impacto alto (pérdida severa de cartera)

Impacto moderado

Mínimo impacto (procesos estandarizados)

¿Qué conocimiento comercial está concentrado en una sola persona? *

Información vital que no está documentada ni puede hacer otra persona.

Sección 8 de 9

Automatización, IA e Integración

¿Qué tareas del ciclo de ventas crees que podría asistir o realizar una IA?

Piensa en redacción de emails, resumen de reuniones, predicción de cierre...

¿Tenéis automatizaciones tecnológicas en ventas actualmente?

Cadenas de email automáticas, Lead Scoring, asignación automática...

Sí, tenemos bastantes

Sí, algunas básicas

No, todo es manual

Detalle de automatizaciones actuales

¿Cuáles tenéis exactamente?

¿Por qué no habéis automatizado más?

¿Por qué no habéis automatizado más procesos comerciales hasta ahora?

Selecciona todas las razones que apliquen.

Falta de tiempo o recursos para implementarloEl día a día no deja margen para montar nuevas herramientas

Falta de conocimiento técnicoNo sabemos qué herramientas elegir ni cómo configurarlas

Limitación de presupuestoLas soluciones de automatización comercial tienen coste elevado

Miedo a perder el "toque humano" o personalización con el clienteEl equipo cree que la venta tiene que sentirse personal

El equipo comercial es reacio a cambiar su forma de trabajarResistencia cultural al cambio de procesos establecidos

¿Cómo se gestiona el traspaso de información de Ventas a Operaciones/Delivery?

Cuando se cierra la venta, ¿cómo empieza el trabajo en el siguiente equipo?

¿Cómo se integra Ventas con el departamento de Marketing?

Relación entre quien genera el lead y quien lo cierra (Smarketing).

Sinergia total (SLA definido, feedback continuo sobre calidad de leads)

Comunicación básica (Marketing pasa los leads, ventas los trabaja)

Departamentos en silos (apenas hablan, se culpan mutuamente)

No tenemos departamento de marketing estructurado

Sección 9 de 9

Cultura Comercial, Postventa y Objetivos

¿Qué protocolos existen para la gestión de objeciones y reclamaciones comerciales?

¿Tienen los comerciales un guion para debatir un "sois muy caros"?

Argumentario documentado (Playbook de ventas)

Entrenamiento informal (se aprende viendo a los seniors)

Cada comercial improvisa según su propia experiencia

Estrategias de postventa, fidelización y Upselling/Cross-selling

¿Quién se encarga de venderle más cosas a un cliente actual?

¿Qué formación recibe el equipo de ventas sobre producto, técnicas o herramientas?

¿Cómo mantenéis "afilada la sierra" del equipo comercial?

¿Cómo recogen y analizan el feedback de los prospectos sobre el proceso de compra?

¿Preguntáis por qué os compraron o por qué no?

¿Qué políticas o sistemas tenéis para gestionar la previsión de ventas (Forecasting)?

¿Cómo predice la dirección cuánto se va a facturar este mes o trimestre?

Dashboard automático en el CRM basado en probabilidad de cierre

Excel manual que los comerciales rellenan "a ojo" cada viernes

El Director Comercial hace una estimación basada en su experiencia

No hacemos previsiones formales

Cierre del cuestionario

¿Cuáles son tus principales "dolores" en el área de Ventas? *

¿Qué te quita el sueño o te frustra más de tu equipo y proceso comercial?

¿Cómo definiríais el éxito de esta auditoría comercial? *

¿Qué resultados medibles esperáis obtener?

¿Algo más que debamos saber?

Apertura de nuevo mercado internacional, lanzamiento inminente de nuevo producto, reestructuración del equipo o comisiones, cambio reciente de Director Comercial...

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